Indicazioni per serata con il governatore
La serata con il Governatore costituisce il momento più importante per la vita del club, in quanto finalizzato al confronto di idee fra il Club e il Governatore, ma anche occasione per illustrare le attività svolte o in programma nel corso dell’anno.
Nella serata il Governatore è accompagnato dal Segretario Distrettuale (o altro Officer del Gabinetto Distrettuale).
La serata non deve coincidere con altre manifestazioni o cerimonie, ad eccezione dell’ammissione di nuovi Soci.
Prima della serata con il Governatore è opportuno che il Club predisponga una breve relazione informativa per il Governatore sulla situazione del Club, su eventuali problematiche presenti e sui Service realizzati e/o in programma (la relazione, da inviare in copia anche al Segretario Distrettuale, deve essere trasmessa via mail almeno una settimana prima rispetto alla data di visita al Club).
La riunione collegiale con tutti i Soci è preceduta di norma da un incontro con il Consiglio Direttivo, (predisporre idonea saletta per la riunione).
Premesso che gli incontri con il Consiglio Direttivo (nel corso dei quali il Presidente / i Presidenti illustreranno il programma concernente l’attività del rispettivo Club e le eventuali problematiche presenti ) avverranno sempre prima del meeting, è significativo e bello che, a seguire, la manifestazione dell'incontro del Governatore con tutti i Soci dei Club possa svolgersi in una cornice di partecipazione più vasta; che soggetti appartenenti a Club diversi, e quindi anche a realtà diverse, si trovino insieme in una festa Lions per ascoltare il Governatore.
In base alle consuetudini del Club la serata può essere aperta anche alla partecipazione dei consorti.
Nell' auspicato caso di aggregazione di due o più Club per la visita ufficiale, è bene tenere presente che:
- nella sistemazione dei posti al tavolo di presidenza i Presidenti dei Club siederanno ai posti centrali in ordine di anzianità di costituzione dei Club stessi;
- il Governatore sarà al centro ed avrà alla sua destra il Presidente del Club più anziano;
- i labari dei Club andranno collocati nella parete a ridosso del tavolo di presidenza, nella sequenza della disposizione di cui al punto a) e cioè ogni singolo labaro alle spalle del rispettivo Presidente e il labaro del Distretto alle spalle del Governatore.
La conduzione della serata è di pertinenza del Cerimoniere del Club, che ne concorderà il programma con il Cerimoniere Distrettuale che dovrà curare in particolare l’allestimento della sala: Bandiere – Stendardo – guidoncino del Club – asta supplementare per il guidoncino del Governatore – fiori, impianto audio, ecc.).
Al termine della conviviale il Governatore si rivolgerà a tutti i Soci per un messaggio di indirizzo, per rispondere ad eventuali domande e per un saluto finale.
Il Cerimoniere:
- Accompagna al loro posto le Autorità Lionistiche e civili presenti.
- Apre la serata, dopo il tocco di campana del Presidente con la formula di rito: “Ha inizio la cerimonia della visita ufficiarle del Governatore del Distretto 108 Ib3 al Club ... (ai Club ...).
- Porge un saluto di benvenuto agli Ospiti.
- Invita i presenti ad alzarsi in piedi per l’ascolto degli Inni:
- Inno nazionale del Presidente Internazionale
- Inno dell’Unione Europea
- Inno Italiano
- Legge gli Scopi del lionismo e del Codice dell’Etica lionistica
- Fa accomodare i presenti e passa la parola al Presidente /ai Presidenti, che dovrà/dovranno limitare il proprio intervento a un cenno di saluto e di riflessione
- Controlla il corretto svolgimento della serata
Il Tavolo d’Onore deve essere organizzato secondo l’ordine delle precedenze in funzione della carica ricoperta dalle Autorità lionistiche presenti, tenendo conto che il Governatore dovrà sedere alla destra del Presidente. Nel caso di visita a due Club il Governatore siede al centro fra i due Presidenti.
L’invito è da estendere anche a:
- Presidente di Zona
- Presidente Leo Club (se presente) e, in tal caso, Presidente Distretto Leo
- Presidenti Club Satellite (quando esistono)
Altri inviti possono essere rivolti a:
- I° e II° Vice Governatori
- Past Governatori della Zona
- Autorità locali: Sindaco, amici non Lions, ecc. (secondo le tradizioni)
L’ordine degli interventi è il seguente:
- Presidente o Presidenti del/dei Club
- Presidente di Zona (di norma presenta il Governatore)
- Governatore (il suo intervento chiude la serata)
La serata si conclude con lo scambio dei guidoncini ed eventuali piccoli doni e fiori, e con i convenevoli d’uso.
Le serate del Governatore saranno effettuate ai Club singolarmente, ma potranno essere estese a due o più Club (se sono presenti Club con un ridotto numero di soci).
La data dell’incontro, tenuto conto degli impegni del Governatore, dovrà essere, su iniziativa dei Club, concordata con la Segreteria Distrettuale che la registrerà sul calendario delle visite, consultabile sul sito del Distretto: www.lions108ib3.it
A seguire è necessario inviare al Governatore, al Segretario ed agli altri Ospiti invitati, con congruo anticipo, l’invito precisando il luogo in cui si svolgerà l’incontro e le modalità scelte dal club sullo svolgimento della serata.
Le visite ai Club dovranno essere effettuate per quanto possibile entro il mese di marzo a partire dal 15 settembre.
