La serata con il Governatore costituisce il momento più importante per la vita del club, in quanto finalizzato al confronto di idee fra il Club e il Governatore, ma anche occasione per illustrare le attività svolte o in programma nel corso dell’anno.
Nella serata il Governatore è accompagnato dal Segretario Distrettuale (o altro Officer del Gabinetto Distrettuale).
La serata non deve coincidere con altre manifestazioni o cerimonie, ad eccezione dell’ammissione di nuovi Soci.
Prima della serata con il Governatore è opportuno che il Club predisponga una breve relazione informativa per il Governatore sulla situazione del Club, su eventuali problematiche presenti e sui Service realizzati e/o in programma (la relazione, da inviare in copia anche al Segretario Distrettuale, deve essere trasmessa via mail almeno una settimana prima rispetto alla data di visita al Club).
La conduzione della serata è di pertinenza del Cerimoniere del Club, che dovrà curare in particolare l’allestimento della sala: Bandiere – Stendardo – guidoncino del Club – asta supplementare per il guidoncino del Governatore – fiori, impianto audio, ecc.).
Al termine della conviviale il Governatore si rivolgerà a tutti i Soci per un messaggio di indirizzo, per rispondere ad eventuali domande e per un saluto finale.
In base alle consuetudini del Club la serata è auspicabile sia aperta anche alla partecipazione dei consorti ed amici non Lions.
Il Cerimoniere:
Il Tavolo d’Onore deve essere organizzato secondo l’ordine delle precedenze in funzione della carica ricoperta dalle Autorità lionistiche presenti, tenendo conto che il Governatore dovrà sedere alla destra del Presidente. Nel caso di visita a due Club il Governatore siede al centro fra i due Presidenti.
Le serate del Governatore saranno effettuate ai Club singolarmente, ma potranno essere estese a due Club (se sono presenti Club con un ridotto numero di soci).
La data dell’incontro, tenuto conto degli impegni del Governatore, dovrà essere, su iniziativa dei Club, concordata con la Segreteria Distrettuale che la registrerà sul calendario delle visite, consultabile sul sito del Distretto: www.lions108ib3.it
A seguire è necessario inviare al Governatore, al Segretario ed agli altri Ospiti invitati, con congruo anticipo, l’invito precisando il luogo in cui si svolgerà l’incontro e le modalità scelte dal club sullo svolgimento della serata.
Le visite ai Club dovranno essere effettuate per quanto possibile entro il mese di febbraio a partire dal 15 settembre.